Quản trị nhân sự: 06 bước định biên nhân sự đặc biệt quan trọng với doanh nghiệp

Định biên nhân sự là quá trình xác định cơ cấu nhân sự cho doanh nghiệp với số lượng cụ thể, những tiêu chí về phẩm chất cá nhân và tri thức để đáp ứng hiệu quả công việc cho từng vị trí cho một khoảng thời gian xác định trong tương lai.

Phương pháp định biên nhân sự đang dần trở nên cực kỳ quan trọng với nhóm doanh nghiệp cỡ vừa và lớn, đặc biệt với bối cảnh dịch bệnh COVID-19 đang diễn ra rất phức tạp. Vậy vai trò của định biên nhân sự là gì? Nguyên tắc và những công thức tính định biên nhân sự là gì? Toàn bộ nội dung này sẽ được giải đáp ngay sau đây.

1. Định biên nhân sự là gì?

Định biên nhân sự (hay còn gọi là strategic staffing) là phương pháp đánh giá nhân sự để cắt giảm các khoản chi phí không cần thiết trong hệ thống nhân sự của doanh nghiệp. Đây chính là giải pháp mà hầu hết các chủ doanh nghiệp đều sử dụng để cân đối thu chi, đồng thời là dữ liệu số thực tế mà anh chị chủ doanh nghiệp nên sử dụng để xây dựng kế hoạch đào tạo, tăng cường năng lực của nhân viên, cũng như cắt giảm nhóm nhân sự không đem lại giá trị lớn cho doanh nghiệp.

‘Định biên nhân sự’ là công việc gần nhất giữa phòng ban kế toán và nhân sự, qua đó, phía tài chính – kế toán có trách nhiệm thông báo về chi phí nhân sự của toàn hệ thống, để đưa ra những căn chỉnh về vấn đề lương thưởng, đảm bảo rằng đầu chi được chi tiêu hiệu quả, nhằm đem đến lợi nhuận tốt nhất cho doanh nghiệp.

Về phía bên nhân sự, cần đảm bảo theo sát công việc mà các nhân sự trong phòng ban đang thực hiện, đảm bảo năng lực của nhân viên đáp ứng được với nhu cầu sử dụng lao động của doanh nghiệp, cũng như kết hợp với các trưởng bộ phận để đưa ra các báo cáo, phân tích cụ thể về tình hình hoạt động của tất cả các phòng ban, lọc ra các thông tin và số liệu tốt nhất, qua đó có định hướng cụ thể về nhân sự trong tương lai.

1.1 Tầm quan trọng của định biên nhân sự

Định biên nhân sự có vai trò cực kỳ quan trọng, chính là phương pháp thuộc chiến lược quản trị và điều phối nguồn lực, qua đó doanh nghiệp sẽ vận hành hiệu quả hơn. Đây chính là căn cứ để hoạt động tuyển dụng và đào tạo nhân sự đi đúng hướng, phù hợp với vị trí công việc, qua đó cung cấp đủ số lượng nhân sự, để đáp ứng cho hoạt động thương mại và kinh doanh.

Định biên nhân sự là phương pháp được sử dụng khá phổ biến với các doanh nghiệp nhà nước. Tuy nhiên, bất luận là doanh nghiệp có vốn đầu tư tư nhân hay nước ngoài, đều có thể sử dụng giải pháp này để lên các kế hoạch từ tổng thể đến chi tiết, có thể kể đến như: kế hoạch nhân sự của tuần, tháng, năm, chi tiết về vị trí công việc, chức danh, số lượng nhân sự của từng phòng ban, đặc điểm của nhân sự của từng vị trí…

1.2. Lợi ích của định biên nhân sự

Là phương pháp phân tích và đánh giá mà doanh nghiệp có thể sử dụng để dễ dàng xác định các mối quan tâm về quản lý nhân sự trong tổ chức.

Nâng cao năng lực và tối ưu hóa nguồn nhân lực hiệu quả, cho phép các doanh nghiệp thực hiện lập kế hoạch dựa theo dữ liệu thực tế, cho nhu cầu nhân sự trong tương lai.

Qua đó, định biên nhân sự hiệu quả sẽ đem đến 3 lợi ích cơ bản vô cùng hữu ích như sau:

· Dễ dàng giải quyết các vấn đề trong nhân sự: Việc bố trí nhân sự chiến lược tạo ra một cấu trúc công ty có tổ chức hơn. Điều này sẽ giúp bộ phận nhân sự dễ dàng xác định và giải quyết bất kỳ vấn đề nào có thể xảy ra.

· Tối đa hóa hiệu quả làm việc của nhân viên: Các công ty không có chiến lược rõ ràng từ đầu thường sẽ bị thừa nhân sự, dẫn tới lãng phí tài nguyên và dư thừa trong công năng khi làm việc. Qua đó, khi  bố trí nhân sự chiến lược hiệu quả, một công ty có thể tối đa hóa hiệu quả của nhân viên, tạo ra các vai trò chuyên biệt hơn.

· Lập kế hoạch về chiến lược nhân sự trong tương lai: Với một kế hoạch nhân sự chiến lược, đội ngũ có thể chủ động thuê và đào tạo nhân viên mới để đáp ứng nhu cầu trong tương lai của doanh nghiệp. Khi khối lượng sản xuất và nhu cầu sử dụng người của doanh nghiệp tăng lên để đáp ứng tăng trưởng kinh doanh, đội ngũ nhân viên lành nghề đã có năng lực sẵn sàng để đáp ứng với tình hình mới.

Tips: Định biên nhân sự chính là phương pháp để điều chỉnh số lượng nhân sự vô cùng hiệu quả, đặc biệt với bối cảnh COVID-19 diễn ra ngày càng phức tạp.

Đây chính là cách hữu ích để vừa tăng năng lực của nhân viên, cũng như giải pháp tối ưu hiệu quả nhân sự để doanh nghiệp có thể ‘trụ vững’ giữa tâm bão dịch bệnh.

Tuy nhiên, chủ doanh nghiệp cần đặc biệt nhạy cảm và đưa ra những đường hướng, chính sách và cơ sở đánh giá khách quan, tránh xen lẫn cảm xúc với các tác động liên quan, đặc biệt khi ‘cải tổ’ nhóm nhân sự đã có thâm niên làm việc tại doanh nghiệp.

2. Nguyên tắc định biên nhân sự

Để có thể tính được định biên nhân sự một cách chuẩn xác nhất, bạn cần nắm rõ các nguyên tắc định biên nhân sự, qua đó có 2 quy tắc anh chị chủ doanh nghiệp cần phải nhớ, đó chính là tỷ lệ tương quan, định mức lao động, tần suất và thời lượng.

2.1. Nguyên tắc định biên nhân sự – tỷ lệ tương quan

Tỷ lệ tăng hay giảm nhân sự của năm sau sẽ phụ thuộc và tương quan với tỷ lệ tăng hoặc giảm của doanh thu, được tính toán từ năm trước

· Ví dụ: Chẳng hạn doanh thu của công ty của năm nay tăng 40%, vậy thì định biên nhân sự của năm sau có thể tăng lên 25% (con số này có thể tăng giảm phụ thuộc vào năng suất lao động của nhân sự trong thực tế)

Sự tương quan giữa nhóm vị trí trực tiếp và nhóm nhân sự gián tiếp, nhóm nhân sự là nhân viên làm việc theo yêu cầu và nhóm nhân sự gián quản lý.

· Ví dụ: Nhóm nhân sự trực tiếp và gián tiếp là 65% – 25%, nhóm nhân sự Nhân viên – Quản lý là 85% – 15%

Sự tương quan về số tiền chi trả cho các nhóm nhân lực: nhóm nhân sự trực tiếp và nhóm nhân sự gián tiếp, nhóm quản lý và nhân viên

· Ví dụ: Tỷ lệ chi phí – doanh thu của doanh nghiệp là 75%, quỹ lương chi trả cho nhóm quản lý – Nhân viên là 25% – 75%

Có thể thấy, đây chính là cách tính toán theo tỷ lệ tương quan để đảm bảo rằng chủ doanh nghiệp nên chia quỹ lương phù hợp với nhu cầu nhân sự thực tế.

2.2. Nguyên tắc định biên nhân sự – định mức lao động

Đây chính là nguyên tắc về số lượng và chất lượng đầu công việc nhân sự cần đảm nhận, để có thể thực hiện được lượng công việc tương ức.

· Định mức theo khối lượng, chẳng hạn như: 100 sản phẩm/ca/người, 350 sản phẩm/ca/dây chuyền, 35 khách hàng phục vụ/nhân viên/ngày

· Định mức theo hệ chỉ tiêu hiệu suất, thường là tập chỉ tiêu theo doanh thu và số lượng khách hàng. Đơn cử như: 10 tỷ tương đương với 50 khách hàng

· Định mức theo thông lệ thao tác nghề nghiệp hay tần suất và số lượng công việc, chẳng hạn như 50 giao dịch/ngày

· Định mức theo đối tượng phục vụ: 50 nhân viên kinh doanh sẽ cần tới 1 sales admin

2.3. Nguyên tắc định biên nhân sự – tần suất và thời lượng

Theo nguyên tắc này, các anh chị chủ doanh nghiệp cần dựa vào cơ cấu chức danh, tần suất và thời lượng thực hiện nhiệm vụ.

Ví dụ, nhiệm vụ của một nhân viên kinh doanh bao gồm:

· Liên hệ tư vấn sản phẩm cho tối thiểu 10 khách hàng mỗi ngày

· Lập báo cáo doanh số, số lượng khách hàng tiềm năng cho quản lý theo tuần

· Doanh số tối thiểu 250 triệu mỗi tháng

Trên đây là 3 nguyên tắc định biên nhân sự, để đảm bảo chủ doanh nghiệp có thể tính được khối lượng công việc cơ bản của nhân sự, cũng như đưa ra những điều chỉnh đúng đắn để cân bằng lương giữa các nhóm nhân viên cùng cấp, qua đó đưa ra mức lương thưởng KPI hợp lý.

3. Xây dựng định biên nhân sự

Có 5 bước trong quy trình xây dựng kế hoạch định biên nhân sự, bao gồm:

3.1. Xác định nhu cầu nguồn lực của doanh nghiệp

Để dự báo nhu cầu nguồn nhân lực cần căn cứ vào mục tiêu kinh doanh, kế hoạch phát triển, thời điểm ra mắt sản phẩm mới, tham vọng phát triển và quy mô doanh nghiệp tương ứng để định biên số lượng nhân sự. Qua đó, dự báo nhu cầu sẽ cần làm rõ các thông tin như:

· Thời điểm cần số lượng lớn nhân sự với chuyên môn tốt

· Số lượng nhân sự cụ thể là bao nhiêu cho từng vị trí công việc?

· Những kỹ năng, phẩm chất và kỹ năng làm việc của nhân sự cần cho vị trí đó

3.2. Phân tích thực trạng nguồn nhân lực

Phân tích thực trạng nguồn nhân lực giúp anh chị chủ doanh nghiệp nhận thức rõ những yếu điểm, điểm mạnh trong hệ thống nhân sự hiện tại, từ đây có những quyết định hoạch định nhân sự phù hợp với tình hình thực tế.

Trong quá trình phân tích thực trạng, cần chú ý đến hệ thống nhân sự, gồm các thông tin cơ bản như cơ cấu tổ chức, trình độ, kinh nghiệm, kỹ năng của nhân viên, năng suất lao động, chính sách quản lý nguồn nhân lực (tuyển dụng, đào tạo, khen thưởng, kỷ luật…)

Ngoài ra, chủ doanh nghiệp cần chủ động phân tích thực trạng nguồn nhân lực sẽ giúp xác định những ưu và nhược điểm nguồn nhân lực hiện có tại doanh nghiệp. Trong quá trình phân tích, bạn cần căn cứ vào các yếu tố như sau:

· Mức độ hấp dẫn của công việc đối với nhân viên

· Sự hài lòng của nhân viên đối với công việc

· Tính rõ ràng, cụ thể đối với các mục tiêu mà doanh nghiệp đã đề ra

· Những khó khăn hoặc các tồn tại của doanh nghiệp

· Việc cải tiến các hoạt động quản trị nguồn nhân lực đối với doanh nghiệp

· Phong cách quản lý

· Môi trường văn hóa của doanh nghiệp

3.3. Tái hoạch định nhân sự dựa vào nguồn nhân lực có sẵn

Dựa vào đánh giá thực trạng nguồn nhân lực hiện tại, tình hình kinh doanh thực tế, nhu cầu nhân lực với thực trạng nguồn nhân lực để quyết định tăng hoặc giảm nhân sự.

Ví dụ như, khi tình hình kinh doanh có dấu hiệu giảm sút, nhân viên kinh doanh quá đông nhưng không tạo ra doanh số mục tiêu thì doanh nghiệp cần có giải pháp nâng cao năng lực hoặc cắt giảm những nhân sự yếu kém.

Đây là quá trình thải lọc khá ‘gian truân’, đặc biệt tới bộ phận nhân sự và ban lãnh đạo. Do vậy, bộ phận nhân sự cần thực hiện quá trình này thật kỹ lưỡng với các phòng ban bộ phận chuyên môn để tránh đưa ra những sai lầm, đặc biệt khi cần điều chỉnh quy hoạch nhân sự trong từng bộ phận.

Định biên nhân sự hợp lý hỗ trợ quá trình tuyển dụng hiệu quả

3.4. Lập kế hoạch thực hiện

Sau khi đã tiến hành 3 bước kể trên, doanh nghiệp cần lên kế hoạch thực hiện để định biên nhân sự hợp lý. Qua đó, nếu thực hiện đúng cách, phòng ban nhân sự có thể vừa tối ưu nguồn lực, với số lượng cần tuyển mới vừa phải.

Đây là lúc, phòng ban nhân sự cần cung cấp kế hoạch cơ cấu nhân sự chi tiết, bao gồm các thông tin như:

· Kế hoạch và lịch trình tuyển dụng nhân viên

· Kế hoạch đề bạt và thuyên chuyển nhân viên

· Kế hoạch bố trí lại cơ cấu tổ chức, số lượng nhân viên phòng ban

· Tinh giảm lao động kém năng lực, không tạo ra giá trị cho công ty

3.5. Đánh giá việc thực hiện

Hoạt động này được thực hiện nhằm mục đích đo lường, cải tiến quá trình định biên nhân sự để có thể đạt hiệu quả cao nhất, cũng chính là bài học dành cho các đợt định biên sau này.

Qua đó, khi thực hiện quá trình này, chủ doanh nghiệp cần đặc biệt chú ý đến:

· Các nguyên nhân dẫn đến sự sai lệch

· Những rủi ro phát sinh trong quá trình triển khai

· Giải pháp điều chỉnh kế hoạch và các hoạt động thực thi

· Tìm kiếm nhân sự hay bố trí nguồn nhân lực sẵn sàng khi cần tổ chức, triển khai hoạt động điều chỉnh

3.6. Sau khi định biên nhân sự: tối ưu nguồn lực, đẩy mạnh chương trình đào tạo

Đào tạo nhân viên mới: Sau tuyển dụng, nhân viên sẽ cần trải qua quá trình đào tạo về văn hoá doanh nghiệp, cũng như nắm bắt được những đầu việc cần làm để có thể bắt kịp và hoàn thành trọn vẹn trọng trách khi làm việc tại doanh nghiệp.

Qua đó, kể cả những ứng viên có trình độ cao cũng cần phải tham gia các chương trình đào tạo này, để hiểu đầy đủ các yêu cầu của vị trí và tìm ra ‘tiếng nói chung’ với tầm nhìn của công ty.

Sau khoảng 2 tháng thử việc, chắc chắn rằng, trưởng bộ phận và người phụ trách chuyên môn sẽ tìm được ra nhóm nhân viên có tiềm lực phát triển tốt cùng doanh nghiệp. Qua đó, bộ phận nhân sự sẽ tiếp tục xây dựng các chương trình gắn kết để giữ chân nhân viên đóng một vai trò lớn trong việc tạo nên thành công của một công ty.

Cần tuyệt đối tránh sự luân chuyển nhân viên, để tránh lãng phí nguồn lực sau quá trình đào tạo và phát triển.

Sưu tầm