Câu hỏi 2. Khi HĐLĐ lần thứ nhất hết hạn, để tránh việc không nhớ phải ký HĐLĐ tiếp theo, NSDLĐ đề xuất quy định điều khoản tự động ký tiếp HĐLĐ xác định thời hạn là 03 năm tiếp theo ngay trong HĐLĐ lần thứ nhất thì liệu có rủi ro gì không?

Quy định của pháp luật lao động không cấm các bên giao kết điều khoản tự động ký tiếp HĐLĐ xác định thời hạn, việc ký kết điều khoản này cũng không nằm trong các hành vi bị cấm hay thuộc vào một trong các trường hợp HĐLĐ vô hiệu. Tuy nhiên, điều khoản này lại chứa đựng nhiều rủi ro pháp lý gián tiếp khiến cho HĐLĐ đã giao kết trở nên vô hiệu.

Thứ nhất, theo quy định hiện hành của BLLĐ 2019, HĐLĐ phải được giao kết theo một trong hai loại đó là HĐLĐ không xác định thời hạn và HĐLĐ xác định thời hạn. Trong đó, HĐLĐ không xác định thời hạn là hợp đồng mà theo đó hai bên không xác định thời hạn cũng như thời điểm chấm dứt hiệu lực của hợp đồng²; HĐLĐ xác định thời hạn là hợp đồng mà theo đó hai bên có xác định thời hạn và thời điểm chấm dứt hiệu lực của hợp đồng trong thời gian không quá 36 tháng kể từ thời điểm hợp đồng có hiệu lực³.

Đối với HĐLĐ xác định thời hạn, khi hết hạn mà NSDLĐ và NLĐ muốn NLĐ tiếp tục làm việc thì trong vòng 30 ngày kể từ ngày HĐLĐ hết hạn, hai bên phải giao kết

¹ Điều 2.1.a Luật Bảo hiểm xã hội 2014

Điều 12.1.a Luật Bảo hiểm y tế 2008 được sửa đổi, bổ sung bởi Điều 1.1 Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Bảo hiểm y tế số 25/2008/QH12 năm 2014

Điều 43.1.a và Điều 43.1.b Luật Việc làm 2013

² Điều 20.1(a) Bộ luật Lao động 2019

³ Điều 20.1(b) Bộ luật Lao động 2019

HĐLĐ mới; trong thời gian chưa giao kết HĐLĐ mới thì các quyền, nghĩa vụ và lợi ích của hai bên sẽ được thực hiện theo hợp đồng đã giao kết⁴. Nếu hết thời hạn 30 ngày kể từ ngày HĐLĐ hết hạn mà các bên không giao kết HĐLĐ mới thì HĐLĐ đã giao kết sẽ tự động trở thành HĐLĐ không xác định thời hạn^5. Hơn nữa, NSDLĐ cũng có trách nhiệm thông báo bằng văn bản cho NLĐ khi HĐLĐ xác định thời hạn hết hạn⁶.

Do đó, nếu NSDLĐ không thông báo cho NLĐ bằng văn bản khi HĐLĐ xác định thời hạn hết hạn thì điều khoản tự động ký kết như đã đưa ra sẽ trở nên vô hiệu và HĐLĐ sẽ trở thành HĐLĐ không xác định thời hạn theo quy định của pháp luật.

Thứ hai, nếu hai bên giao kết HĐLĐ mới là HĐLĐ xác định thời hạn thì cũng chỉ được ký thêm 01 lần nữa, sau đó nếu NLĐ vẫn tiếp tục làm việc cho NSDLĐ thì các bên phải giao kết HĐLĐ không xác định thời hạn⁷. Vì vậy, việc giao kết HĐLĐ xác định thời hạn mới cũng chỉ được thêm 01 lần. Điều khoản tự động ký kết HĐLĐ xác định thời hạn là 03 năm tiếp theo sẽ vô hiệu sau lần tái ký HĐLĐ thứ nhất.

Thứ ba, đối với NLĐ nào giữ chức danh quản lý trong doanh nghiệp là Tổng giám đốc hay Giám đốc thì theo quy định của pháp luật về doanh nghiệp, nhiệm kỳ của họ sẽ không được quá 05 năm⁸. Do đó, nếu các bên ký kết điều khoản tự động ký tiếp HĐLĐ xác định thời hạn là 03 năm thì có thể sẽ vượt quá nhiệm kỳ 05 năm theo quy định của pháp luật doanh nghiệp, và hệ quả là HĐLĐ sẽ thuộc một trong các trường hợp vi phạm pháp luật và trở nên vô hiệu.

⁴ Điều 20.2(a) Bộ luật Lao động 2019 ⁵ Điều 20.2(b) Bộ luật Lao động 2019 ⁶ Điều 45.1 Bộ luật Lao động 2019

⁷ Điều 20.2(c) Bộ luật Lao động 2019

⁸ Điều 162 Luật Doanh nghiệp 2020

Thứ tư, tương tự như nhiệm kỳ của NLĐ giữ các chức danh quản lý trong doanh nghiệp, thời hạn về giấy phép lao động của NLĐ nước ngoài cũng là một rủi ro đối với điều khoản tự động ký kết HĐLĐ xác định thời hạn nêu trên. Theo quy định, thời hạn của HĐLĐ đối với NLĐ nước ngoài làm việc tại Việt Nam sẽ không được vượt quá thời hạn của giấy phép lao động⁹. Như vậy, nếu các bên giao kết điều khoản tự động ký tiếp HĐLĐ xác định thời hạn là 03 năm thì sẽ vượt quá thời hạn của giấy phép lao động của NLĐ nước ngoài và điều này sẽ dẫn đến việc vi phạm pháp luật và HĐLĐ có thể bị tuyên vô hiệu.

Như vậy, nếu muốn ký kết điều khoản tự động ký tiếp HĐLĐ xác định thời hạn nêu trên, NSDLĐ cần quy định rõ về đối tượng áp dụngcủa HĐLĐ này chỉ dành cho những NLĐ nào không giữ các chức danh quản lý trong doanh nghiệp theo quy định của pháp luật về doanh nghiệp hoặc NLĐ nước ngoài làm việc theo giấy phép lao động tại Việt Nam. Bên cạnh đó, NSDLĐ cũng nên quy định rõ hiệu lực của HĐLĐ này sẽ đương nhiên chấm dứt khi đã tự động ký tiếp HĐLĐ lần thứ hai để tránh việc vượt quá quy định về số lần ký tối đa là 02 lần theo luật định như đã phân tích ở trên. Sau cùng, NSDLĐ cũng cần ghi nhận việc NLĐ cam kết là đã biết và hiểu rõ khi giao kết HĐLĐ lần đầu và chấp nhận việc tự động ký HĐLĐ mới như một thông báo mà NSDLĐ sẽ không cần ban hành thêm bất kỳ thông báo bằng văn bản nào khác.

Question 2. When the first employment contract expires, in order to avoid not remembering to sign the next employment contract, the employer proposes to stipulate the provision to automatically renew the employment contract for the next three years in the first employment contract. Is there any risk?

The Labour Code 2019 does not currently prohibit the parties from entering into the clause to automatically renewthe definite- term employment contract, and the signing of this clause is not included in prohibited acts or in one of the cases where the employment contract is invalid. However, this clause contains many indirect legal risks that make the signed employment contract invalid.

Firstly, according to the current regulations of the Labour Code 2019, an employment contract must be enteredinto in one of two types: an indefinite-term employment contract and a definite- term one. An indefinite-term employment contract is a contract in which the two parties do not determine the term and the time of termination of the contract's validity ² ; A definite-term employment contract is a contract in which the two parties have

¹ Article 2.1(a) of the Law on Social Insurance 2014

Article 12.1(a) of the Law on Health insurance 2008, amended and supplemented by Article 1.1 Law amending and supplementing a number of articles of the Law on Health Insurance No. 25/2008/QH12 in 2014

Article 43.1(a) and Article 43.1.b of the Law on Employment 2013

² Article 20.1(a) of the Labour Code 2019

a fixed term, the time of termination of the contract's validity within 36 months of the effective date of the contract³.

For a definite-term employment contract, upon the expiration of which the employee and the employer want to continue working, within 30 days of the expiration date of the employment contract, the two parties shall conclude a new employment contract; Before such a new employment contract has not been concluded, the rights, obligations and interests of both parties shall be performed according to the signed contract⁴. If within 30 days of the expirydate of the employment contract, the two parties do not conclude a new employment contract, the signed employment contract will automatically become an indefinite-term employment contract ⁵ . Moreover, according to the regulations, the employer is responsible for notifying the employee in writing when the employment contract determines the expiry date⁶.

Therefore, if the employer fails to notify the employee in writing when the definite-term employment contract expires, the auto-signing clause as set forth will become invalid and the employment contract will become an indefinite- term employment contract according to the provisions of the law.

Secondly, in case two parties enter into a new employment contract which is a definite-term employment contract, it is only allowed to sign one more time, then if the employee continues to work, the two parties must sign an indefinite-term employment

³ Article 20.1(b) of the Labour Code 2019 ⁴ Article 20.2.(a) of the Labour Code 2019 ⁵ Article 20.2(b) of the Labour Code 2019 ⁶ Article 45.1 of the Labour Code 2019

contract ⁷. Therefore, the signing of a new definite-term employment contract can only be added once. The clause automatically signing an employment contract with a term of 03 subsequent years will be invalidated after the first re-signing of the employment contract.

Thirdly, for employees who hold an managerial positions in an enterprise as the General Director/Director, according to the provisions of the law on enterprise, their term of office will not exceed 5 years ⁸. Therefore, if the parties sign the clause to automatically renew the employment contract with a definite term of 3 years, it may exceed the 5-year term specified in the provisions of the law on enterprise, and as a result, the employment contract willfall into one of the cases thatare against the law and become invalid.

Fourthly, similar to the tenure of employees holding managerial positions in an enterprise, the term of a foreign worker's work permit is also a risk to the clause of the automatic signing of a definite-term employment contract discussed above. According to regulations, the term of the employment contract for foreign employees working in Vietnam will not exceed the term of the work permit ⁹ . Thus, if the parties enter into a clause to automatically renew an employment contractwith a definite term of 3 years, it may exceed the term of the foreign worker's work permit, leading to a violation of the law and the employment contract may be declared invalid.

Thus, if parties want to sign the clauseto automatically renewthe definite-term employment contract, the enterprise needs to specify the object of application of this employment contract that only for those employees who do not hold managerial positions prescribed by law, or foreign workers working under a work permit in Vietnam. In addition, the enterprise should clearly

⁷ Article 20.2(c) of the Labour Code 2019

⁸ Article 162 of the Law on Enterprises 2020

⁹ Article 151.2 of the Labour Code 2019

stipulate that the validity of this employment contract will automatically terminate when the contract is automatically renewed for the second time to avoid exceeding the regulation on the maximum number of signings of 02 times as prescribed by law as analysed above. Finally, the enterprise also needs to acknowledge that the employee commitsto know and understand when signing the first employment contract and accept the automatic signing of a new employment contract as a notice without the employer needing to issue any notice in writing.

Theo Phước and partner