Thuế TNCN: Quyết toán thuế thu nhập cá nhân đừng để nước đến chân rồi mới nhảy
Hàng năm có rất nhiều doanh nghiệp nộp quyết toán thuế thu nhập cá nhân trễ hạn, mặc dù thời hạn nộp thuế đã được cục thuế thông báo từ trước
Nộp quyết toán thuế thu nhập cá nhân trễ hạn, sẽ làm cho doanh nghiệp bị nhắc nhở, bị đóng phạt và có khi còn bị truy thu, bên cạnh làm ảnh hưởng đến việc hoàn thuế và tự quyết toán thuế của người lao động
Do vậy, để nộp quyết toán thuế đầy đủ và đúng hạn, bạn cần trang bị cho mình các kiến thức và nghiệp vụ về thuế thu nhập cá nhân, bài viết này chúng tôi không nêu lại các khái niệm về thuế, đối tượng nộp thuế, cách nộp thuế theo thông tư nghị định nào …. Vì đó là các kiến thức nền bắt buộc bạn phải nắm khi thực hiện quyết toán
Bài viết này chúng tôi chia sẻ ở các khía cạnh như:
- Hồ sơ quyết toán thếu thu nhập cá nhân cần đảm bảo đầy đủ những thông tin nào
- Trong suốt quá trình làm việc, cần chuẩn bị những hồ sơ nào cho quyết toán cuối năm
- Các file cần chuẩn bị trước khi làm quyết toán
- Cần theo dõi những gì sau khi đã nộp hồ sơ
Đảm bảo đầy đủ thông tin và các thông tin liên quan phải chính xác
Các thông tin như quan trọng bắt buộc phải chính xác khi làm quyết toán như:
- Mã số thuế của nhân viên, mã số thuế của người phụ thuộc
- Thông tin cá nhân phải khớp với mã số thuế thu nhập cá nhân
Đây là những thông tin mà nhiều khi bạn chủ quan cho là đơn giản và đến phút cuối mới làm, nếu để đến cuối năm bạn mới rà soát các thông tin này, rồi sau đó thực hiện các nghiệp vụ đăng ký, điều chỉnh … thì sẽ mất rất nhiều thời gian, đây là nguyên nhân đầu tiên làm bạn nộp báo cáo trễ hạn
Vậy nên, trong quá trình làm việc, ngay từ đầu khi có nhân viên mới vào, bạn cần phải kiểm tra các thông tin, nếu có sai sót thì tiến hành điều chỉnh ngay, như vậy đến cuối năm bạn không bị loại file khi nộp vào cục thuế vì sai các thông tin cơ bản này nhé
Thu thập đầy đủ hồ sơ chứng từ
Các hồ sơ cho quyết toán thuế thu nhập cá nhân bắt buộc phải có như:
+ Đầy đủ hồ sơ đăng ký giảm trừ gia cảnh (bao gồm như: giấy khai sinh, sổ hộ khẩu, đơn xác nhận không có thu nhập ….)
+ Giấy uỷ quyền quyết toán
+ Bảng cam kết
+ Hợp đồng lao động
+ Hợp đồng dịch vụ, cộng tác viên, thời vụ …
+ Hồ sơ chuyển tiền qua ngân hàng, tiền mặt … hàng tháng
+ Các quyết định khác liên quan đến lương, phụ cấp, tăng ca ….
+ Phiếu cơm, biên lai thuê nhà, phiếu xăng, công tác phí …
+ Giấy phép lao động, thẻ tạm trú, visa, pasport đối với lao động nước ngoài
Khi đoàn thanh tra tiến hành kiểm tra họ sẽ yêu cầu xuất trình các hồ sơ trên để họ đối chiếu với bảng quyết toán, các chi phí không có chứng từ sẽ được xem là không hợp lệ và bị loại ra, lúc đó công ty bạn sẽ bị đánh thuế lại
Do vậy, ngay từ đầu bạn phải hết sức tỉ mỉ và cẩn thận trong việc thu thập, hoàn thành các hồ sơ và lưu giữ nó cẩn thận theo tháng, theo năm, các hồ sơ này được đi kèm với hồ sơ quyết toán vào cuối năm, đồng nghĩa với việc chỉ khi nào đầy đủ hồ sơ thì bạn mới tiến hành làm quyết toán
Chuẩn bị dữ liệu sẵn trên file excel
Nếu công ty bạn chưa sử dụng phần mềm nhân sự thì trước khi đưa dữ liệu vào cục thuế bạn nên phân tích các dữ liệu trên file Execl như bảng tổng hợp lương, bảo hiểm xã hội, thuế thu nhập cá nhân theo từng tháng, việc chuẩn bị tươm tất các file này sẽ giúp bạn :
- Có cái nhìn tổng quát, dễ đối chiếu và kiểm tra
- Dễ dàng phân tích và đối chiếu với bảng lương từng tháng, bảng quyết toán hàng quý
- Đảm bảo cách tính đúng và chính xác (giúp bạn nâng cao nghiệp vụ)
- Hổ trợ các báo cáo khác
(Nếu bạn muốn có mẫu file exel mẫu này, vui lòng liên hệ với chúng tôi để được cung cấp miễn phí)
Theo dõi hồ sơ sau khi nộp
Sau khi nộp hồ sơ, bạn đừng ỷ y là đã xong việc, nhưng hãy thường xuyên theo dõi kết quả xem đã thành công chưa hoặc bạn có thể gọi điện liên hệ với người quản lý đơn vị mình hỏi và xin xác nhận. Chỉ đến khi nào bạn nhận được các xác nhận về nộp thuế thành công thì lúc đó công việc của bạn mới hoàn thành
Tóm lại, Quyết toán thuế thu nhập cá nhân là công việc đỏi hỏi người thực hiện phải có kiến thức, kinh nghiệm và tâm huyết với nghề bằng cách làm tới đâu kiểm tra tới đó, luôn đảm bảo các thông tin, dữ liệu, hồ sơ chính xác và đầy đủ, không nên nước đến chân mới nhảy vì cuối cùng bạn chính là người xử lý toàn bộ hồ sơ nếu trễ hạn
Maria Tran
