Phương pháp đánh giá KPI

KPI theo tiếng anh là viết tắt của Key Performance Indicator có nghĩa là chỉ số đánh giá thực hiện công việc, là công cụ đo lường, đánh giá hiệu quả công việc được thể hiện qua số liệu, tỷ lệ, chỉ tiêu định lượng, nhằm phản ánh hiệu quả hoạt động của các tổ chức hoặc bộ phận chức năng hay cá nhân

Các tổ chức, doanh nghiệp thường sử dụng KPI ở nhiều cấp độ khác nhau để đánh giá mức độ thành công của họ đối với một mục tiêu đề ra từ trước. KPI ở level cao sẽ tập trung vào các chỉ số, mục tiêu chung của toàn doanh nghiệp. Ngược lại, KPI ở level thấp được sử dụng cho các hệ thống quy trình, cá nhân, phòng ban, nhằm đánh giá hiệu suất những công việc, tiến trình đơn lẻ.

Vai trò của KPIs (Key Performance Indicators)

Với doanh nghiệp:

• Theo dõi được hiệu suất làm việc của nhân viên trực quan, minh bạch, chính xác cũng như đề ra chế độ lương thưởng, kỷ luật phù hợp
• Nâng cao hiệu quả quy trình nghiệm thu thực hiện công việc
• Đảm bảo những mục tiêu, tầm nhìn có thể được hoàn thành đúng như kỳ vọng

Với nhân viên:

• Hiểu được mức độ hoàn thành công việc so với mục tiêu đề ra
• Tạo động lực làm việc, hướng tới thực hiện mục tiêu
• Phát hiện ra các khiếm khuyết nếu chậm tiến độ thực hiện nhiệm vụ để cải thiện kịp thời

Các loại KPI

Tùy thuộc vào mục đích và mục tiêu của công ty, bạn có thể đề ra và theo dõi KPI theo những cách khác nhau, lựa chọn đúng KPI ngay từ thời điểm ban đầu là điều rất cần thiết để có được thông tin hữu ích và là bàn đạp hiệu quả cho hoạt động của công ty bạn, mỗi bộ phận kinh doanh nên có cho riêng mình thước đo KPI khác nhau vì tất cả đều có các nhiệm vụ và mục đích khác nhau.

Có năm loại KPI chính:

· KPI kinh doanh

· KPI tài chính

· KPI bán hàng

· KPI tiếp thị

· KPI quản lý dự án

Các câu hỏi thiết yếu nên trả lời trước khi tạo bảng điều khiển KPI:

· Kết quả kinh doanh mong muốn của tôi (mục tiêu) là gì?

· Các giá trị KPI có thể được cải thiện bằng hành động như thế nào?

· Chúng ta có tất cả dữ liệu có liên quan cần thiết để theo dõi KPI chưa?

· Ai sẽ sử dụng báo cáo KPI và họ cần biết gì (ví dụ: KPI và các thước đo nào nên được bao gồm)?

· Làm cách nào để hình dung các chỉ số KPI cụ thể (đồ thị, số liệu, sơ đồ,…)?

KPIs và Target khác nhau như thế nào?

Có nhiều người nhầm lẫn hoặc đồng nhất KPIs với Target (mục tiêu). Thực tế, KPIs và mục tiêu có nhiều điểm khác biệt.

Nếu liên tưởng một cách hình ảnh thì KPIs cũng giống như một con đường mà nhân viên của bạn cần tuân thủ, cần đạt được. Còn mục tiêu là đích đến của con đường đó. Các KPIs cụ thể của nhân viên cần góp phần cộng hưởng, giúp nhân viên và team đạt được mục tiêu công việc của cá nhân và team.

KPIs và mục tiêu không phải là một nhưng có sự liên kết chặt chẽ với nhau. Một mục tiêu không gắn với một bản kế hoạch hành động, KPIs cụ thể hay các kết quả then chốt thì rất khó đạt được. Mục tiêu lúc đó sẽ chấp chới như một cánh diều mà không có sợi dây nối chắc chắn với mặt đất vậy. Mục tiêu rất dễ bị trôi đi, bị quên lãng hay thậm chí là chỉ tồn tại trên giấy tờ mà không được thực hiện.

5 Bước lập KPI hiệu quả

Bước 1: Xác định bộ phận/người lập KPI là ai

Doanh nghiệp có thể lựa chọn một trong hai cách sau:

Cách 1: Bộ phận, phòng ban chủ động xây dựng hệ thống KPI.

Trưởng bộ phận, phòng ban sẽ là người đảm nhiệm chính trong việc lập hệ thống KPI, bởi họ là người trực tiếp phân công công việc và nắm rõ những trách nhiệm của từng vị trí trong nhóm. Ngược lại, đội ngũ quản lý cấp cao hay HCNS có nhiệm vụ gợi ý và chỉ dẫn phương pháp thiết lập tiêu chí phù hợp.

Tuy tiêu chí KPI sẽ mang tính khả thi cao và sát với thực tế nhiệm vụ của từng cá nhân nhưng phương pháp này có thể khiến mục tiêu thiếu khách quan hay đặt thấp. Về lâu dài giảm hiệu suất và năng lực thực tế của toàn bộ phận. Do đó, nếu lựa chọn cách lập KPI này, doanh nghiệp cần tổ chức một đội ngũ chuyên gia theo dõi, kiểm định sát sao.

Cách 2: Quản lý cấp cao và HCNS lập KPI và chuyển xuống cấp dưới.

Cách thực hiện sẽ ngược lại với phương pháp trên. Do đó, phương pháp này đảm bảo sự khách quan nhất của mục tiêu. Nhưng đôi khi KPI có thể xa vời thực tế do người xây dựng không hiểu rõ về nhiệm vụ mà bộ phận thực hiện. Hay tiêu chí KPI không phù hợp, không có khả năng đo lường chất lượng công việc.

Bước 2: Đưa ra chỉ số KPI

Xác định KPI dựa theo tầm nhìn và mục tiêu chung của doanh nghiệp

Để việc xây dựng KPI cho doanh nghiệp trở nên hiệu quả, các chỉ số phải gắn bó chặt chẽ với mục tiêu chung và nhiệm vụ của bộ phận. Ví dụ bộ phận kinh doanh sẽ có những tiêu chí đánh giá dựa theo doanh thu hàng tháng, thời gian cần thiết để đạt được X đơn hàng hay số khách hàng tiềm năng họ tìm được. Trong khi đó, bộ phận HCNS có tiêu chí như tuyển được 10 nhân sự mới trong tháng. Bộ phận IT nội bộ có tiêu chí như phải tăng tốc độ truyền mạng Internet trong vòng 1 tháng.

Sau đó, bạn có thể ứng dụng những tiêu chí SMART để đánh giá từng chỉ số. Nếu tiêu chí KPI không đảm bảo SMART, việc đánh giá khó đem lại giá trị cao và phản ánh đúng tình trạng thực tế:

Khi xây dựng KPI cần đảm bảo tiêu chí SMART

• S – Specific: Mục tiêu phải cụ thể. Nếu không, nhân viên sẽ không rõ công việc của mình cần làm là gì và có những mục tiêu nào cần hoàn thiện.
• M – Measurable: Mục tiêu phải đo lường được. Một chỉ số không thể đo lường sẽ không đem lại bất cứ giá trị nào. Do đó việc đánh giá trở nên vô nghĩa và mất thời gian
• A – Attainable: Mục tiêu phải đạt được. Một mục tiêu quá cao và xa vời dễ gây tâm lý mệt mỏi, chán nản vì dù nhân viên cố gắng đến đâu cũng không thể hoàn thành. Nhiều doanh nghiệp chia các bậc KPI khác nhau để nhân viên chủ động cố gắng và nâng mức KPI lên dần theo từng thời kỳ.
• R – Relevant: Mục tiêu sát với thực tế. Không chỉ đạt được, mục tiêu phải phù hợp với bối cảnh doanh nghiệp, mục tiêu chung của công ty và môi trường nội tại. Điều này giúp nhân viên có đầy đủ các nguồn lực để hoàn thiện mục tiêu.
• T – Timebound: Mục tiêu có thời hạn rõ ràng. Điều này giúp nhân viên chủ động cân đối, kiểm soát công việc. Hơn nữa đo lường chỉ số KPI sẽ có hiệu quả hơn.

Bước 3: Xác định các mức độ để đánh giá hoàn thành KPI

Xây dựng hệ thống KPI cho doanh nghiệp có nhiều tiêu chí đánh giá khác nhau, nhà quản lý cần xác định mức độ ảnh hưởng tới mục tiêu chung của từng tiêu chí. Ví dụ:

• Nhóm A là tập hợp các tiêu chí, nhiệm vụ cần nhiều thời gian hoàn thiện và ảnh hưởng nhiều tới mục tiêu chung
• Nhóm B là tiêu chí, nhiệm vụ cần ít thời gian nhưng ảnh hướng lớn. Hay nhiều thời gian nhưng ảnh hưởng ít
• Nhóm C là tiêu chí, nhiệm vụ ít ảnh hưởng, ít thời gian nhất

Bước 4: Liên hệ giữa mức độ hoàn thành KPI và lương thưởng

Để khuyến khích nhân viên đạt KPI nhiều hơn, doanh nghiệp nên có những mức thưởng đi kèm phù hợp. Chính sách thưởng nên được thống nhất ngay từ khi áp dụng KPI trong phòng ban. Sau đó sẽ có buổi

Điều này không chỉ giúp nhân viên có thêm động lực trong thời gian tới mà còn tạo cảm giác được ghi nhận công lao. Một số doanh nghiệp có những chính sách thưởng thêm nếu nhân viên vượt KPI định trước.

Bước 5: Điều chỉnh, tối ưu để KPI đạt hiệu quả nhất

KPI nên được theo dõi và điều chỉnh thường xuyên khi áp dụng. Nếu nhân sự không thể đạt KPI sau một thời gian dài, nhà quản lý nên cân nhắc làm việc với nhân viên và điều chỉnh nếu cần thiết. Nếu nhân viên liên tục vượt KPI, nhà quản lý có thể tăng mức KPI cao hơn. Tất nhiên chính sách thưởng cũng sẽ thay đổi linh hoạt.

Hơn nữa, để một bộ KPI hoàn chỉnh và triển khai lâu dài rất cần sự đầu tư thử nghiệm trong vài tháng. Do đó, thường xuyên tối ưu KPI là công tác bắt buộc để hệ thống đánh giá hiệu quả nhất.

Maria - Tran Thi Quy - Business Development Manager
Han Phuc - Sofware solution and service company
Website: https://record.vn/
Adress: 85 Hoàng Sa St, Ward Đa Kao, Dist 1, HCMC
Phone/ zalo: (84) + 0766 543 471/Email: [email protected]