Phần mềm nhân sự: Không sử dụng phần mềm chấm công - thiệt hại lớn cho doanh nghiệp
Ngày nay, người làm công tác nhân sự như tôi sẽ rất dễ dàng nhận được các cuộc gọi, email hay tin nhắn … quãng cáo về phần mềm chấm công. Ban đầu tôi cảm thấy rất phiền phức vì nói thật tôi không tin vào những lời quảng cáo, hơn nữa nhân viên công ty tôi cũng không quá đông, nên việc chấm công trên file excel mà phòng nhân sự tôi bao lâu nay thực hiện vẫn đang rất tốt
Bỗng một ngày, Trụ sở chính công ty tôi tại Singapore gửi thông báo cho chi nhánh tại Việt Nam, họ yêu cầu sử dụng phần mềm nhân sự trong đó có phần mềm chấm công
Làm việc với một vài đối tác, thực sự tôi cảm thấy nản vì đang yên, đang lành tự nhiên phòng tôi bây giờ bị đẻ thêm quá nhiều việc, nào là nhập lại từ đầu thông tin dữ liệu nhân viên, nào là tạo các biểu mẫu báo cáo, nào là học cách sử dụng nghiệp vụ …
Sau một tháng sử dụng, phòng tôi ai nấy đều thở dài vì có quá nhiều cái mới, nhiều lỗi sai cần kiểm tra, nhiều lời thanh trách khiếu nại về ngày công của người lao động … chúng tôi như loạn hết lên
Hai tháng trôi qua, phòng nhân sự tôi đã quen và thành thạo với các nghiệp vụ, lúc này việc sử dụng phần mềm, kết xuất báo cáo, đồng bộ hoá minh bạch dữ l phầliệu và các thông tin ... đã giúp chúng tôi rất nhiều trong việc quản lý nhân sự
Sau đây tôi xin liệt kê ra các các lợi ích mà khi chúng tôi sử dụng phần mềm chấm công để các bạn tham khảo trước khi quyết định nhé!
1. Sự chính xác
Khi sử dụng file exel nhân viên phòng nhân sự phải sử dụng các biểu mẫu như: Phiếu chấm công, Phiếu tăng ca … dựa vào đó các bạn sẽ lập nghiệp vụ trên file excel để tính toán.Tuy nhiên, con người dễ mắc lỗi, ngay cả khi công ty đã cung cấp cho họ các thiết bị tính toán hỗ trợ, sai sót cũng không thể tránh khỏi
Việc dữ liệu không chính xác dẫn đến rất nhiều nghiệp vụ phát sinh khác như tính bù công, điều chỉnh bảng lương theo tháng ... Dẫn đến mất niềm tin cho người lao động về sự minh bạch và tính chính xác, là nguyên nhân cơ bản nhưng dễ gây ra các tranh chấp lao động
Ngược lại, khi doanh nghiệp bạn sử dụng phần mềm chấm công, tính chính xác về số liệu luôn được đảm bảo. Bởi việc chấm công được tự động hóa theo quy trình chuyên môn hóa cao, thời gian "check in" - " check out" luôn được minh bạch và xác minh cùng các dữ liệu dẫn chứng như địa điểm, khuôn mặt ...
Dữ liệu chính xác giúp tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp, đảm bảo công bằng cho người lao động và tránh các tranh chấp lao động khác
2. ổn định nhân sự phụ trách
Theo dõi và quản lý việc chấm công theo cách thủ công tốn nhiều thời gian, công sức và nhân sự phụ trách
người phụ trách mảng chấm công, ngoài việc mất rất nhiều thời gian, nghiệp vụ và giấy tờ thì còn gánh rất nhiều áp lực từ phía người lao động, vì thế dẫn đến nhân sự chán nãn dễ thay đổi công việc, thiệt hại cho nhà quản lý phòng ban và công ty
Khi sử dụng phần mềm chấm công, hệ thống chấm công chuyên nghiệp bằng công nghệ hiện đại sẽ hổ trợ toàn bộ nghiệp vụ cho người phụ trách, giúp phòng nhân sự cắt giảm được nhiều nghiệp vụ và giấy tờ thủ tục không đáng có, giúp ổn định phòng ban, tối ưu hóa lực lượng lao động nhưng mang lại hiệu suất, tính chính xác và hiệu quả từ phần mềm mang lại là rất cao.
3. Tiết kiệm chi phí, quản lý nhân viên hiệu quả
Trong môi trường toàn cầu hóa như hiện nay, Các nhân sự tại doanh nghiệp có hình thức làm việc linh hoạt hơn, trong đó có nhân viên làm việc tại văn phòng, tại nhà hoặc tại các địa điểm từ xa.
Hệ thống quản lý chấm công cho phép doanh nghiệp ứng dụng công nghệ thông tin hiện đại vào quản lý nhân sự, việc chấm công được thực hiện thông qua nhiều hình thức và các thiết bị khác nhau như: chấm công trực tiếp trên điện thoại thông minh, trên website, công nghệ vuốt, thiết bị đầu cuối sinh trắc học hoặc đầu đọc máy tính để bàn, một cách dễ dàng....
Việc chấm công từ xa, giúp doanh nghiệp có được các dữ liệu chính xác, tiết kiệm chi phí và quản lý thời gian làm việc của nhân viên một cách hiệu quả
4. Giảm tranh chấp lao động
Thông qua phần mềm chấm công, người lao động trực tiếp chấm công, kiểm tra công và chốt công hàng ngày. Do vậy, người lao động hoàn toàn tin tưởng và hài lòng với dữ liệu tính toán của phần mềm.
Việc chấm công, tính lương dữ liệu hoàn toàn công khai minh bạch, không còn các khiếu nại từ phía người lao động, doanh nghiệp tránh các rủi ro về tranh chấp lao động không đáng có
5. Kết xuất báo cáo theo yêu cầu
Phần mềm chấm công cho phép người sử dụng linh hoạt tạo báo cáo, và đưa các biểu mẫu của doanh nghiệp vào kết xuất báo cáo theo yêu cầu. Chức năng này hổ trợ tối đa thời gian cho khâu nghiệp vụ của nhân sự, tiết kiệm thời gian, chuyên nghiệp và hiệu quả
6. Bảo vệ
Hầu hết các hệ thống quản lý chấm công được xây dựng dựa trên hệ thống và kiến trúc bảo mật cao. Cụ thể, các hệ thống sinh trắc học có độ tin cậy và an toàn cao, đồng thời có thể giúp ngăn chặn hành vi trộm cắp thời gian, đột nhập và giảm chi phí quản lý do quên mã PIN và thẻ ID bị mất
7. Tích hợp theo quy trình trả lương
Máy chấm công sẽ thông suốt dữ liệu cho bạn từ khâu chấm chông, đến tính công, quy đổi ngày công, giờ công vào bảng lương và thể hiện rõ chi tiết trên phiếu lương … cách làm này thể hiện sự chuyên nghiệp, đồng bộ hoá quy trình, minh bạch công khai dữ liệu làm hài lòng người lao động, doanh nghiệp tránh nhiều rủi ro
……
Hãy liên hệ với chúng tôi để được tư vấn bạn nhé!
Maria Tran
