BHXH: Kỹ năng làm việc với cán bộ Bảo Hiểm Xã Hội?
Là nhân viên nhân sự tiền lương, tôi phụ trách luôn phần bảo hiểm xã hội và thuế thu nhập cá nhân cho nhân viên. Công việc của tôi vì thế phải làm việc với cán bộ bảo hiểm xã hội rất nhiều, đây là việc tôi cảm thấy bị áp lực nhiều nhất và nhiều khi muốn bỏ cuộc. Sau nhiều lần buồn chán, tôi quyết tâm tìm ra nguyên nhân và hướng khắc phục
Qua nhiều năm làm việc, tôi rút ra được các nguyên nhân vì sao và hướng khắc phục như thế nào như sau:
Hồ sơ nộp bị sai sót
Để tránh bị yêu cầu bổ sung hồ sơ, trước khi làm, bạn nên tìm hiểu thật kỹ hồ sơ bạn đang xử lý thuộc vào mẫu giao nhận hồ sơ số ký hiệu bao nhiêu, sau khi xác định được chính xác mẫu giao nhận, bạn cần đọc kỹ và hiểu rõ các yêu cầu hồ sơ bao gồm những gì, sau đó lên danh sách chuẩn bị, kiểm tra, đối chiếu với hồ sơ trước khi gửi đi
Mẫu hồ sơ nộp không được cập nhật theo thông tư, nghị định mới
Các biểu mẫu giao nhận hay được cập nhật và thay đổi theo thông tư nghị mới, vì thế bạn nên thường xuyên theo dõi website của cơ quan BHXH để cập nhật và đối chiếu biểu mẫu, tải mẫu mới (nếu có) tránh mất công làm mẫu củ khiến hồ sơ không được giải quyết
Hồ sơ nộp đúng nhưng chưa đầy đủ thông tin
Nhiều mẫu giao nhận có các mục yêu cầu như “ các hồ sơ khác nếu có”, đây là mục cơ quan bảo hiểm cho phép đơn vị linh hoạt trong việc giải trình hồ sơ, vì thế bạn nên “ nhạy” trong việc xử lý các hạng mục này ví dụ như đính kèm công văn giải trình …. , hồ sơ đầy đủ, minh bạch các thông tin lúc nào cũng giúp bạn an tâm và tự tin sẽ được xử lý đúng hạn
Tiếp nhận thông tin từ cơ quan bảo hiểm, nhưng chưa làm rõ các yêu cầu
Khi cán bộ thu từ cơ quan BHXH liên hệ với bạn về các vấn đề hồ sơ, bạn không nên chỉ biết “ vâng vâng, dạ dạ” cho qua chuyện, nhưng hãy lắng nghe thật kỹ các phản ánh, ghi rõ các yêu cầu và hỏi rõ nguyên nhân tại sao, việc bạn làm rõ các thông tin và hiểu rõ nguyên nhân tại sao sẽ giúp bạn hoàn thành hồ sơ đúng và giải trình với công ty và người lao động một cách minh bạch (nếu cần)
Các yêu cầu xử lý từ cơ quan BHXH phải là công văn chính thức
Việc cơ quan BHXH liên hệ với bạn không chỉ có một người, nhưng có thể có nhiều người như quản lý thu, quản lý sổ thẻ, chi chế độ … nhiều khi cùng một thông tin nhưng có hai cán bộ liên hệ cho bạn yêu cầu điều chỉnh, lúc này bạn bị “ rối” không biết nên xử lý như thế nào cho hợp lý ?giải pháp tôt nhất cho các trường hợp này là bạn nên đưa ra yêu cầu cho cán bộ thu gửi công văn yêu cầu từ phía BHXH xuống cho công ty, dựa vào công văn đó bạn sẽ hiểu rõ các thông tin và làm hồ sơ 1 lần duy nhất cho việc điều chỉnh
Thiếu kiến thức chuyên môn
Áp lực khi làm việc với cán bộ BHXH, suy cho cùng là do bạn chưa bổ sung cho mình đầy đủ các kiến thức chuyên môn liên quan đến việc bạn đang làm, vì thế dẫn đến công việc của bạn có nhiều sai sót, nếu bạn là người am hiểu và nắm vững kiến thức chuyên môn chắc chắn các hồ sơ của bạn xử lý sẻ không có thiếu sót và lúc đó không ai cần tìm đến bạn, vì thế hãy trang bị cho mình những kiến thức cần và đủ giúp bạn làm việc một cách nhẹ nhàng hơn
Thiếu kỹ năng mềm, đặc biệt là kỹ năng giao tiếp
Đây là điểm mà mới nhìn vào, bạn sẽ thấy không có liên quan nhưng thực tế thì rất quan trọng! tại sao vậy? vì : Các vướng mắc trong công việc của bạn, suy cho cùng cũng chỉ là truyền tải và tiếp nhận, xử lý thông tin giữa con người với con người ( giữa bạn với cán bộ thu).
Vì thế, nếu bạn biết cách vận dụng kiến thức am hiểu của mình vào các cuộc thảo luận, kèm theo khả năng nói chuyện khéo léo, hợp lòng người … thì chắc rằng không những bạn không có áp lực, mà còn tạo được mối quan hệ tốt đẹp trong công việc
Nên nhớ viêc giao tiếp khôn khéo phải biết “ cương” “ nhu” đúng lúc, đúng thời điểm … dựa trên thái độ tôn trọng ý kiến hai bên nhằm hướng tới mục tiêu là giải quyết vấn đề
Chúc bạn thành công!
Maria Trần